Le tableau de bord est un outil essentiel dans la gestion d’une entreprise. Pour avoir une vision 360° de l’activité, repérer les dysfonctionnements et prendre des décisions intelligentes afin d’atteindre ses objectifs, il est essentiel de disposer d’indicateurs et d’informations importants dans le cadre du pilotage de l’organisation.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?
Le tableau de bord, parfois appelé reporting, permet de fournir instantanément les données nécessaires au suivi des performances à court terme d’un département ou d’une entreprise.
Le tableau de bord se présente généralement sous la forme d’un tableau avec plusieurs colonnes, comprenant des informations telles que le prévu, le réalisé, l’écart, les sous-écarts, le réalisé dans la même période de l’année précédente, l’écart par rapport à cette période, les cumulés depuis le début de l’année, etc. Les lignes du tableau représentent les indicateurs clés de performance (KPI) choisis et validés par le département, le contrôle de gestion et la hiérarchie.
Le tableau de bord se présente souvent sous la forme d’un tableau comportant un certain nombre de colonnes qui fournissent des données telles que :
- la prévision,
- La réalisation,
- L’écart,
- Les sous-écarts,
- La réalisation pour la même période de l’année précédente,
- L’écart pour cette période,
- Les totaux depuis le début de l’année, etc.
Les lignes du tableau montrent les indicateurs clés de performance (KPIs) que le département, le contrôle de gestion et la hiérarchie ont choisi et validé.
Objectifs du tableau de bord
Les objectifs du tableau de bord sont multiples. Il permet :
- d’alerter en cas de déviations par rapport aux prévisions,
- de déclencher des actions correctives,
- de contrôler une délégation de responsabilités
- de faciliter la communication entre le contrôleur de gestion et les différents départements.
De plus, il contribue à motiver les équipes en rendant la performance objective et mesurable.
Caractéristiques d’un tableau de bord efficace
Pour être efficace, un tableau de bord doit posséder certaines caractéristiques :
- Il doit être synthétique,
- se présentant généralement sur une seule page avec des détails complémentaires en annexe.
- Il doit également être disponible rapidement,
- Sa présentation doit être facilement exploitable, avec l’utilisation de graphiques et de courbes pour une mise en évidence visuelle des données
- il doit être adapté à chaque responsable, avec des indicateurs spécifiques à chaque domaine.
- Il nécessite une organisation adéquate des ressources humaines et des systèmes d’information.
Structure de tableau de bord
Bien que chaque tableau de bord soit ciblé par nature de centre de responsabilité, sa structure doit obéir à la structure générale suivante
| Indicateurs | Prévisions | Réalisations | Ecarts |
|---|---|---|---|
| Indicateur 1 | |||
| Indicateur 2 |
Choix des indicateurs pour le tableau de bord
Le choix des indicateurs pour le tableau de bord répond à certains critères SMART. Les indicateurs doivent être :
- Spécifiques, c’est-à-dire qu’ils doivent découler directement des objectifs fixés et être pertinents.
- Mesurables, c’est-à-dire qu’ils peuvent être chiffrés et quantifiés.
- Atteignables, c’est-à-dire que le responsable doit être en mesure d’agir sur ces indicateurs.
- Réalistes, c’est-à-dire qu’ils peuvent être obtenus en fonction des moyens disponibles,
- Temporaires, c’est-à-dire qu’ils doivent être réalisables dans des courts délais.
Les types des tableaux de bord
Il existe différents types de tableaux de bord :
TB financier
Il se concentre sur les caractéristiques financières de l’entreprise, y compris les revenus, les coûts, la rentabilité, les flux de trésorerie et d’autres facteurs.
TB opérationnel
Il se concentre sur les mesures liées aux activités de l’entreprise, notamment les stocks, la production, la qualité, les délais d’exécution, etc.
TB des ventes
Il permet de suivre diverses mesures commerciales, telles que les ventes, les clients, les taux de conversion et les niveaux de satisfaction de la clientèle.
TB des RH
Il permet d’évaluer les paramètres liés à la gestion des ressources humaines, notamment la rotation du personnel (turnover), les effectifs, la formation, les dépenses salariales, etc.
TB marketing
Son objectif est de mesurer l’efficacité des campagnes publicitaires, la génération de leads, le rendement des dépenses de marketing.
TB stratégique
Il se concentre sur les objectifs à long terme de l’organisation et sur les paramètres importants utilisés pour évaluer la progression de ces objectifs.
TB logistique et approvisionnement
Il permet d’assurer le suivi de la réussite de la chaîne d’approvisionnement et de la gestion des stocks par le suivi de plusieurs paramètres : les délais de livraison, les coûts de transport, les taux de rupture de stock et d’autres paramètres.
Ces tableaux de bord peuvent varier en fonction du secteur d’activité, des exigences particulières de l’entreprise et des départements concernés.
La démarche de choix des indicateurs pour le tableau de bord
La démarche de choix des indicateurs pour le tableau de bord comprend plusieurs étapes :
- 1ʳᵉ étape : la définition des missions et des objectifs de l’entreprise.
- 2ᵉ étape : on procède à la détermination des indicateurs clés, de leur mode de calcul, de la source d’information et de la périodicité de collecte des données.
- 3ᵉ étape : Validation des indicateurs par le contrôleur de gestion et les responsables de département, en prenant en compte les critères préalablement énoncés.
- 4ᵉ étape : un choix définitif est fait et le tableau de bord est mis en phase de test.
- 5ᵉ étape : Des ajustements sont effectués si nécessaire, jusqu’à ce que la version définitive du tableau de bord soit validée.
Exemple d’indicateurs pour un directeur d’agence bancaire
Pour illustrer le choix des indicateurs, prenons l’exemple d’un directeur d’une agence bancaire. Les objectifs fixés pour ce directeur pourraient être :
- de conquérir 20% de nouveaux clients
- de devenir une agence reconnue pour la qualité de ses services.
Les indicateurs possibles pour évaluer ces objectifs pourraient être :
- le nombre de nouveaux clients,
- le nombre de réclamations clients,
- le nombre de jours passés en formation sur l’accueil des clients,
- le temps moyen d’attente en guichet.
En résumé, le tableau de bord est un outil crucial pour la gestion d’une organisation. Il permet de prendre des décisions pertinentes, de suivre les performances et d’atteindre les objectifs en fournissant des indications et des informations déterminantes. Il convient toutefois de choisir les bons indicateurs, en tenant compte des critères SMART, et de suivre un processus rigoureux tant pour leur sélection que pour leur évaluation.
