Contrôle de Gestion (Introduction)

Le contrôle de gestion est une fonction essentielle de l’entreprise moderne

Gérer (une entreprise) c’est prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler…  

Prévoir, c’est à la fois évaluer l’avenir et le préparer, prévoir c’est déjà agir…

La gestion repose sur la prévision : faire de la gestion budgétaire dans une entreprise, c’est faire de la gestion prévisionnelle.

Gestion budgétaire et gestion prévisionnelle sont deux expressions synonymes.

En économie d’entreprise, une prévision est appelée « budget ». Les budgets de l’entreprise ne doivent pas être confondus avec les budgets des administrations. Dans l’entreprise, un budget est une prévision, alors que dans l’administration, il est plutôt une allocation (une autorisation) de dépenses.

Contrôle de Gestion

Le Contrôle de Gestion est le processus qui permet le suivi de la réalisation des objectifs de l’entreprise avec efficacité et efficience.

Le mot contrôle s’inscrit dans le sens de maîtrise et non pas de vérification. le controle de gestion est:

• Un instrument d’information interne de gestion
• Instrument d’analyse des écarts (est ce que ce qui est écrit est appliqué?)

Le contrôle de gestion englobe :

• La comptabilité de gestion : analyse des coûts
• La gestion budgétaire : élaboration, prévision, et contrôle des réalisations
• Les Tableaux de bord

Gestion Budgétaire

La Gestion Budgétaire (GB) joue un rôle très important dans l’entreprise

La GB est un mode de gestion à court terme qui englobe tous les aspects de l’activité de l’entreprise dans un ensemble de cohérent de prévisions chiffrés et permet la mise en évidence des écart et des actions correctives.

La gestion budgétaire est l’ensemble des mesures qui visent à établir des prévisions chiffrées, à constater les écarts entre celles-ci et les résultats effectivement obtenus et à décider des moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs fixés, pour une période déterminé.

C’est une expression quantifiée des objectifs à atteindre et les moyens à utiliser pour y parvenir.

C’est une technique de gestion qui consiste à partir d’une prévision objective des conditions internes et externes d’exploitation, de fixer à l’entreprise, pour une période définie, un objectif, ainsi que les moyens nécessaires pour l’atteindre.

Les conditions internes et externes d’exploitation

• Les conditions externes : le marché, la conjoncture, les choix politiques, les possibilités d’approvisionnement en matières premières.

• Les conditions internes : la qualité et la qualification du personnel, les capacités productives de l’entreprise, etc.…

l’objectif

C’est le but à atteindre.

Exemple : accroître notre chiffre d’affaires de X%, par exemple.

Mais l’objectif doit être échéancé : Accroître notre chiffre d’affaires de X% d’ici un an. Et les moyens doivent être définis.

Dans la notion d’objectif but et moyens forment un couple inséparable.

La période

Au sens strict de la gestion budgétaire, la prévision couvre une période d’un an.

Cette prévision à un an s’inscrit évidemment dans une prévision à plus long terme (cinq ans par exemple) qui traduit la politique, la stratégie de l’entreprise.

Le rapprochement 

Chaque période (une semaine, un mois, un trimestre) l’entreprise va comparer les résultats prévus avec les résultats réels. De cette comparaison résultera (ou non) une déviation qu’on appelle un écart.

Ces écarts sont soumis à une analyse qui doit permettre de mettre en évidence les causes mais aussi les responsables de cet écart et de prendre des mesures correctives.

Le rapprochement des données prévues et des données réelles ainsi que l’analyse des écarts qui en résulte, constituent ce qu’on appelle le contrôle budgétaire.

Il y a donc deux phases dans la gestion budgétaire :

• La phase d’élaboration des budgets ;
• La phase du contrôle budgétaire.

Les caractéristiques de la GB

• Gestion prévisionnelle
• Gestion à priori
• Gestion volontariste

Les rôles de la GB

• Autorisation des dépenses
• Planification
• Communication
• Allocation des ressources
• Coordination
• Mesure et évaluation des performances
• Feed back
• Motivation

Principes fondamentaux de la GB

• La GB permet de traduire et suivre sur le court terme les objectifs et les moyens à mettre en œuvre, tels qu’ils ont été définis dans les plans stratégiques et opérationnels
• Le budget se présente sous formes de 3 états de synthèse : CPC, Bilan, TF
• Il constitue la référence indispensable qui permet de contrôler l’action

La planification dans l’entreprise et la gestion budgétaire

La gestion budgétaire permet de préparer l’avenir de l’entreprise à travers :

• Une meilleure connaissance de ses potentiels et de son environnement.
• Une volonté de déterminer la place qu’elle occupera dans les années futures en définissant ses objectifs et les différents moyens de les atteindre.
• Une planification et une coordination des actions à mener pour atteindre ces objectifs.
• L’implication de tous les responsables opérationnels qu’elle engage.

La planification dans une entreprise passe par les étapes suivantes :

• Plan stratégique: Marché, produit, technologi, objectifs et moyens
• Plans opérationnels: Actions, Responsabilités
• Budgets: Budgétisation

La gestion budgétaire est donc une planification des recettes et des dépenses prévisionnelles pour un exercice comptable à venir.

Le budget

Le budget est un programme d’action annuel chiffré (en quantité et en valeur).

• Le budget outil d’adéquation des objectifs et des moyens
• Le budget outil de délégation de pouvoir et de motivation
• Le budget outil de coordination et de communication
• Le budget outil d’optimisation des choix de l’entreprise
• le système budgétaire outil d’évaluation des performances

On distingue:

• Budget imposé: Les objectifs et les moyens sont fixé par la DG
• Budget négocié: Il est établi suite à une discussion entre les responsables opérationnels (centres de responsabilité) et leur hiérarchie.

Processus de budgétisation

Types de budget

Les budgets déterminants

Ils définissent les objectifs à atteindre, il existe deux types de budgets déterminant : le budget des ventes et le budget de production.

Les budgets résultants

Ils précisent les moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs définis
dans les budgets déterminants. Il existe quatre types de budgets résultants : celui des approvisionnements, des investissements, des frais généraux et de trésorerie.

Terminologie

Budget

Affectation prévisionnelle quantifiée aux centres de responsabilité de l’entreprise, chaque budget exprime des objectifs à réaliser et des moyens à mobiliser pour une période déterminée limité au court terme.

Budgétisation

Définition des objectifs et des moyens propres à les atteindre

Prévision

la prévision est une étude préalable de la décision, possibilité et volonté de l’accomplir

Ecart

la différence entre la réalisation et la prévision

Contrôle

une procédure qui compare a posteriori les réalisations avec les prévisions du budget d’un centre de responsabilité

Stratégie

l’ensemble des décisions permettant à l’entreprise d’atteindre et de maintenir ses objectifs à long terme.

Décentralisation

le découpage de l’entreprise à des centres de responsabilité avec une délégation du pouvoir.

La procédure budgétaire

La procédure budgétaire comprend cinq grandes étapes :

• Transmission des objectifs du plan opérationnel aux responsables des centres ;
• Elaboration d’un budget provisoire par ces responsables ;
• Les budgets provisoires sont regroupés pour tester leur cohérence ;
• Elaboration des budgets définitifs ;
• Et, suivi et actualisation des budgets en fonction des évolutions et des réalisations.

L’articulation des budgets :

On distingue quatre categories de budgets :

• Les budgets d’exploitation : ils comprennent le budget commercial (budget des ventes et budget des frais de commercialisation), le budget de production et le budget des approvisionnements.
• Le budget des investissements : il recense les engagements à court terme qui découlent des projets d’investissement de l’entreprise.
• Le budget des frais généraux (charges de structure) : il regroupe les charges liées à l’administration générale de l’entreprise.
• Le budget de trésorerie : traduit les données budgétées en terme d’encaissements et de décaissement, et permet le suivi régulier de la situation de trésorerie de l’entreprise. L’élaboration des documents de synthèse prévisionnelle constitue la dernière étape de la construction budgétaire.